Wirtualne biura dużych firm
Posiadanie wirtualnych biur stało się bardzo często stosowanym ułatwieniem dla działalności prowadzonej przez wiele współczesnych firm zwłaszcza tych, które swoim zasięgiem obejmują cały kraj i posiadają różne siedziby zagraniczne. Podstawową zaletą posiadania biura wirtualnego jest fakt, że jego założeniem i obsługą zajmują się specjalne firmy usługowe, prowadzące działalność właśnie w tym zakresie. Mogą one zajmować się obsługą poczty internetowej swoich zleceniodawców, odbieraniem firmowych telefonów i wieloma innymi sprawami organizacyjnymi, które do tej pory należały do obowiązków kierownika firmy. Pełny zakres obowiązków osób obsługujących wirtualne biuro zostanie określony w podpisywanej na początku współpracy umowie.
Obsługa prawna firm przez wirtualne biura
Wirtualne biura mogą zajmować się obsługą prawną firm, przez które zostały wynajęte. Na pierwszym etapie współpracy mogą pomagać podczas procesu zakładania własnej firmy, kiedy trzeba uzyskać wszystkie pozwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej i zarejestrować swoją firmę. Do świadczonych przez nich usług będzie należała również pomoc w stworzeniu dobrego biznesplanu, dzięki któremu będzie można otrzymać potrzebne dotacje lub po prostu zgodę na prowadzenie samodzielnej działalności gospodarczej. Pracownicy wirtualnego biura będą mogli także czuwać nad jakością prawną podpisywanych przez firmę umów i dbać o to, żeby kontrahenci na czas wywiązywali się ze swoich zleceń. Wtedy cała firma będzie mogła sprawnie funkcjonować.
Zakres załatwiania spraw urzędowych w imieniu klienta przez pracowników wirtualnego biura
Klienci wirtualnego biura mogą korzystać z jego usług według wybranego przez siebie pakietu. Dlatego jedni klienci mogą liczyć na odbieranie korespondencji i przechowywanie jej do czasu odbioru, a inni na odsyłanie jej na wskazany adres. Zgodnie z niektórymi pakietami przychodząca korespondencja będzie mogła być od razu faksowana i tą drogą wysyłana do klienta. Natomiast w zakres obsługi adresu mailowego może wchodzić odbiór wiadomości elektronicznych pochodzących od kontrahentów oraz przekazywanie ich do odpowiednich pracowników firmy odpowiedzialnych za poszczególne wymiary jej funkcjonowania. Pracownicy wirtualnego biura mogą także załatwiać za swoich klientów sprawy urzędowe, a nawet podpisywać w ich imieniu niektóre dokumenty.